Feeds:
Entradas
Comentarios

Posts Tagged ‘last minute’

He esperado la fecha del 31 de diciembre para escribir sobre la cultura del último instante, a la me gustaría animar a evitar: La cultura del “last minute”

A qué me refiero: A aquellos procesos en los que debemos realizar una tarea, disponemos un margen de tiempo suficiente, pero esperamos la última hora para realizarla.

En mis inicios de mi vida profesional, reportando a un director financiero, sabiendo que debíamos entregar en una fecha determinada un informe, el cierre del mes, el presupuesto de la empresa, etec…recuerdo como de caóticos eran el día de antes y el mismo día de su viaje a Madrid o a la central de París, finalizando a última hora los retoques y ajustes, recuerdo como se marchaba al aeropuerto, el embarque no se podía hacer on line, e ir a llevarle minutos antes de embarcar el dosier. He llegado a presenciar, como se enviaban las cifras clave vía “telex” cuando aún no existía el fax ni el mail, para que los datos llegaran a tiempo antes de la hora de cierre a la central y constaran como recibidos. Habíamos tenido semanas para hacerlo, pero todo se decidía en el último instante y se elaboraba sin dormir la noche de antes y al “last minute”

Otros contextos eran habituales cuando por ejemplo, ante planes estratégicos, que debían entregarse, pongamos por ejemplo un lunes, todo el departamento trabajábamos intensamente para entregarle el trabajo, digamos el martes previo, pero….hasta el jueves no nos lo devolvía revisados, y bien revisados…. Los gráficos de barra donde los quería  “quesitos” ahora los quería en barras, las cifras donde las habíamos hecho en miles ahora las quería presentar en millones, es decir, grandes cambios, ironía!!!!, que comportaban que tuviéramos que trabajar todo el fin de semana, para que estuviera a tiempo el lunes.

Ahí es donde decidí, que trabajaría duro para ascender en el organigrama y decidir yo los tiempos y las revisiones, y sobre todo anticiparme en mis decisiones, para que mi equipo pudiera trabajar de manera eficiente. Así, por ejemplo, las reuniones que yo empecé a dirigir comenzaban a la hora prevista y finalizaban transcurrido el tiempo previsto de la reunión. Ah!  y por muy importante que fueran los temas no duraban jamás mas de dos horas, no como en otros tiempos, con reuniones los viernes a las 15h y a las 20 h aún estábamos descubriendo el sexo de los ángeles.

Pero, el “last minute” volvía a planear sobre mi día a día, pongo un ejemplo: Nuestro proceso de fabricación para productos non estándar, es decir bajo pedido, tenía un plazo de fabricación entre dos, tres semanas. La exportación enviada por contenedores, siempre incluía alguno de estos productos, la facturación para seguimiento del Budget, como es obvio, se cerraba el último día de cada mes, y el del año el 31 de diciembre, como hoy, pero alguno de los productos, no lo entregaba fábrica hasta el cinco o seis del mes entrante, cosa que me impedía facturar el contenedor entero y por lo tanto cumplir el presupuesto del mes o del año, ósea que mi bonus…ya os podéis imaginar.

Compartiendo esta preocupación con mi  controller de decisión, me dijo: “…la solución es fácil: cambia tu calendario, de manera que se adelante cinco días, la media que necesitas para entregar a tiempo..”. Mi director americano de división me inculcó un concepto “…please be in advence…”

Digamos que profesionalmente conseguí evitar el “last minute” pero, veo con tristeza que este last minute prevalece, observo en contestos docentes, donde los estudiantes tienen, pongamos por ejemplo la entrega de actividades de evaluación continuada, dos semanas de plazo, y deben ser entregadas, pongamos por ejemplo un jueves, para resaltar el fondo del “last minute”. Las estadísticas muestran algo parecido a: el lunes ha entregado un 1% el ejercicio, el miércoles a primera hora de la mañana un 50% y el otro restante el mismo jueves minutos antes de las 00.00 horas que finaliza el plazo. Esto sí que es “last minute” Lo malo es que estos estudiantes, mañana dirigirán equipos. Que la suerte les acompañe!!!!

Anuncio publicitario

Read Full Post »